Ici Élodie à l’appareil. Certains le savent déjà, mais il y a quelques semaines j’ai franchi la barrière des 30 ans. Ce serait mentir que de dire que je ne m’attendais à rien… Comme mon travail est un peu (pas mal) d’organiser les 30 ans des autres, je savais que ma douce moitié du Club (Carolina) et mon copain (coucou Karim!) avaient un peu de pression sur leurs épaules pour souligner mon dit anniversaire…
Pour faire une histoire courte, une (supposée) rencontre client un samedi matin, s’est transformée en brunch surprise avec des amis. Moment où l’on m’a remis un t-shirt et une série d’enveloppes qui renfermaient l’horaire de ma journée… Je vous jure, quand je dis que je m’attendais à tout sauf à ça c’est vraiment vrai!
C’est un peu bizarre d’en parler vu que j’étais la fêtée, mais comme une partie du Club a accompagné mon copain dans le processus, je trouvais logique d’expliquer ce qui fait – selon moi- qu’il s’agit d’un anniversaire réussi!
1 - Trouver un élément qui représente le/la fêté(e)
Une fois cet élément trouvé, on peut le décliner à toutes les sauces. Pour le Amana Day, le brand a été appliqué de l’événement Facebook jusqu’à la playlist Spotify. Il n’y a pas de limite!
Dans mon cas c’était mon deuxième prénom: Amana. Il s’agit de mon nom africain utilisé dans ma famille en Côte-d’Ivoire. Un nom que j’utilise un peu moins dans mes relations professionnelles, donc peu connu hors de mon cercle d’amis. En autres mots, une référence parfaite pour un brand : intime mais pas trop!
Ce nom a été la source de l’identité de mon anniversaire: le Amana Day. Le design était à la fois épurée mais bold : à mon image. Un visuel qui s’est répété tout au long de la journée. Du t-shirt qui m’a été donné pendant la première activité jusqu’au cake topper en fin de soirée!
2 - Avoir un plan de match précis
Dans le cas du Amana Day, c’était un horaire découpé par activité. Afin de facilité les déplacements et respecter l’horaire, j’avais reçu en début de journée une série d’enveloppes avec des heures d’ouverture. Chaque enveloppe renfermait une énigme pour m’indiquer la prochaine activité.
C’était une manière ingénieuse et efficace de me tenir à jour tout à chaque étape de la journée.
« …Mais là t’étais toute seule pendant ta journée de fête? » me demanderez-vous. NON, tout était calculé! À chaque moment clé (ou activité) j’étais accompagnée d’une personne et d’un cercle d’amis précis. Bien pensé quand même!
3 - Savoir choisir / organiser les invités
Dans mon cas, chacune des activités de la journée était organisée avec un groupe d’amis précis. Brunch avec un groupe, pétanque avec un deuxième, taureau mécanique avec un autre (oui j’ai vraiment un amour inconditionnel pour cette activité, vous pouvez me juger), etc.
Cette approche a permis deux choses: me permettre d’avoir du temps de qualité avec différents cercles d’amis (contrairement à sauter d’un groupe d’ami à l’autre pendant une soirée) et permettre aux organisateurs d’avoir du temps pour continuer l’organisation de la journée, sans pour autant avoir à être présents pendant l’entièreté de l’événement. Tout le monde est gagnant!
La clé ici est que les organisateurs m’ont occupée/divertie/ émue à distance sans avoir à être physiquement présents à chaque moment. Un horaire général avait été transmis aux invités via l’événement Facebook, pour leur permettre d’avoir une vue d’ensemble de la journée. Ça a libéré du temps aux organisateurs pour continuer les préparatifs des prochaines étapes de la journée…dont le big party de fin de journée!
4 - Savoir bien s'entourer et demander de l'aide
Lorsqu’on organise ce type de journée, il faut comprendre que l’on ne pourra pas tout faire. Utiliser son réseau est la clé pour un événement réussi, et le Amana Day en a été la preuve. Une amie pâtissière ? Son cadeau pourra être de réaliser le gâteau du fêté! Un cousin photographe? Pourquoi ne pas lui demander d’apporter son appareil! on and on and on…
Dans mon cas, j’ai la chance d’avoir des amis remplis de talents. Je profite donc de la tribune pour remercier : Dany Gallant pour son travail au platine. Cette playlist est tout simplement incroyable. Merci à Luc Brisette pour ton oeil de magicien derrière la caméra. Avoir des souvenirs de qualité, ça n’a pas de prix. S/O à Gabriel Larivière pour le brand de la journée en collaboration avec le Club Social (ma douce moitié partner Carolina) et un gros merci également à Stephanie A. Lebon pour nous avoir permis de faire la soirée sur sa terrasse. Sans votre implication, cette fête n’aurait pas été la même.
Trouver un élément-clé, utiliser son réseau, avoir un horaire défini et bien segmenter les invités : voici ce qui a fait du Amana Day un événement réussi. Vous me trouverez biaisée parce que cette journée tournait autour de moi, mais je vous assure que ces 4 règles sont absolument nécéssaires pour une bonne organisation, que ce soit pour un anniversaire que pour un mariage!
Ces règles peuvent sembler si simples, mais une fois appliquées je vous garantis qu’elles amèneront votre prochain événement vraiment plus loin!
Organisation de cette journée
Concept et Organisation : Karim Boudiba & Club Social-Studio DIY
Direction Artistique : Club Social-Studio DIY et Gabriel Larivière
Photographe : Luc Brisette
Musique : Dany Gallant